outlook/gmail: Как переключиться с outlook на gmail?

У моего друга, который владеет собственным бизнесом, в настоящее время есть старая учетная запись электронной почты в wideopenwest, и он использует Outlook для управления своей электронной почтой. В настоящее время, если он получил электронное письмо на одном устройстве, оно отображается только на этом устройстве. Например, если ему отправлено электронное письмо и он нажимает "Получить" на своем ноутбуке или его ноутбук первым автоматически получает его, никакое другое устройство, на котором он вошел в Outlook, не сможет увидеть или получить электронное письмо. Я не мог понять, почему это происходит, поэтому я предложил ему переключиться на gmail, перенаправив все свои электронные письма из учетной записи wideopenwest в учетную запись gmail.

Поскольку он владеет собственным бизнесом, он не может позволить себе потерять электронные письма, которые у него есть в настоящее время, или те, которые люди все равно будут отправлять на его электронную почту wow по той или иной причине. Кто-нибудь знает точные шаги, которые мне нужно предпринять для достижения этой цели, чтобы люди могли отправлять по электронной почте любой адрес, и он мог просматривать все электронные письма в своей учетной записи gmail И в Outlook в качестве резервной копии

Спасибо ты!