Как включить значение столбца версии sharepoint в документ word?

Я пытаюсь разработать способ отображения содержимого столбца версии из SharePoint (т. е. значения, которое изменяется каждый раз, когда файл регистрируется) как поле (или что-то подобное) внутри документа Word.

В идеале, я хотел бы знать, как настроить SharePoint, чтобы я мог нажать что-то вроде "вставить > быстрые части > свойство документа > версия", и он будет включать версию в документ. Цель состоит в том, чтобы облегчить кому-то корреляцию печатного версия документа с историей версий SharePoint.

Я есть удалось добавить редактируемые текстовые столбцы в тип содержимого документа и показать их как быстрые части свойства документа. Я также смог добавить вычисляемый столбец, который получает версию в виде текстовой строки... однако этот вычисляемый столбец не отображение в Word в качестве свойства документа. (Возможно, мне не хватает настройки в вычисляемом столбце)

29
moss ms-word sharepoint

8 ответов

Это один из способов получить версию в вашем документе, немного больно заставить ее работать...

  • включить управление версиями и типами контента в библиотеке документов.
  • перейдите в настройки библиотеки документов и выберите типы контента, в которых должна отображаться версия.
  • выберите Параметры политик управления информацией в меню тип контента.
  • выберите политику и нажмите кнопку .
  • Нажмите кнопку "Включить метку" box
  • Не проверяйте два других поля в разделе метки.

  • в поле формат метки введите поля метаданных в следующем формате:

     Version : {Version} \n

  • установите внешний вид метки и нажмите "предварительный просмотр".

  • нажать в нижней части страницы.
  • вернитесь в библиотеку и создайте новый документ, используя измененный тип контента.
  • сохраните файл как Word 2007 формат.
  • выберите вкладку Вставка
  • выберите быстрые части из меню ленты и наведите указатель мыши на свойство документа
  • выберите метку из списка свойств
  • это должно отображать метаданные, определенные в метке как поле в документе word. Поле будет обновляться автоматически при следующем открытии документа.
  • сохранить.
28

для этого требуется настроить SharePoint и документ Word.

НАСТРОЙКА БИБЛИОТЕКИ ДОКУМЕНТОВ SHAREPOINT:

  1. перейдите в библиотеку документов, где вы планируете хранить документы, управляемые версиями.
  2. нажмите Настройки > Настройки библиотеки документов
  3. нажмите " Настройки управления версиями "и убедитесь, что у вас есть" создать основные версии "или"создать основные и второстепенные (черновики) версии".
  4. нажмите OK.
  5. нажмите "Параметры политики управления информацией"
  6. если ваша библиотека может обрабатывать несколько типов контента, вы увидите их список. Нажмите на кнопку "документ". Если он может обрабатывать только один тип контента, пропустите этот шаг.
  7. выберите "определить политику..."и кнопку "ОК".
  8. установите флажок" Включить метки", но не устанавливайте ни один из двух других флажков в этом разделе.
  9. тип {Version} в "формат этикеток " коробка.
  10. (необязательно) можно отформатировать метку версии.
  11. нажать на кнопку "Обновить", чтобы увидеть предварительный просмотр новой версии. Он скажет что-то вроде {_UIVersionString}
  12. когда вы будете удовлетворены внешним видом этикетки, нажмите кнопку ОК.
  13. чтобы вернуться в библиотеку документов, нажмите на название библиотеки документов в дорожке хлебных крошек в верхней части страницы.

НАСТРОЙКА WORD Документ:

  1. либо создайте новый документ в библиотеке, либо загрузите его.
  2. откройте документ и отредактируйте его.
  3. поместите курсор туда, где вы хотите, чтобы появилась метка версии.
  4. вставка > Экспресс-блоки > свойства документа > метка
  5. в документе появится метка версии "{_UIVersionString}".
  6. сохраните документ (и выберите следующую версию). Все готово!
  7. если вы хотите проверить его, закройте документ и снова откройте его. Обновленная версия будет автоматически отображаться там, где вы поместите метку версии.

эти инструкции были основаны на ответе Эрвина.

13

я следовал инструкциям Рейчел, и они работали отлично. Однако захват этого обновления версии в документе создает проблему, если вы хотите сделать электронные подписи. Например, если ваша версия 1.6, и вы решили, что это для людей, чтобы подписать; вы обнаружите, что когда они подпишут его, документ будет сохранен как версия 1.7. Когда вы снова откроете документ, версия 1.7 не будет соответствовать авторизованной версии 1.6, и вам сообщат, что все подписи являются несостоятельными.

2

важно: В SP2010 нельзя сохранить как шаблон сайта, если метки включены в библиотеке документов в разделе Параметры политики управления информацией. Библиотека документов будет повреждена, и даже если мы отключим политику, функция сохранить как шаблон сайта по-прежнему нарушена. Единственным вариантом, по-видимому, является окончательное удаление и перестроение списка.

2

поле RevNum, на которое ссылается jaloplo, не совпадает с номером версии документа SharePoint. Он обновляется каждый раз при сохранении документа, но, похоже, сохраняет свою собственную систему нумерации версий, коррелированную (но независимую) с системой нумерации версий SharePoint.

1

попробуйте создать вычисляемое поле в пользовательском типе контента. Поле может быть равно версии. Это даст вам возможность добавить его в качестве свойства в документе. Это хорошо работает только с документами Office 2007.

после создания пользовательского типа контента создается новый документ на основе типа контента. После создания документа можно извлечь панель сведений о документе и сохранить ее. Это форма информационного пути, поэтому вы можете настроить ее при необходимости и загрузить настраиваемая панель для типа контента.

0

ответ Эрвина находится на месте, но я хотел оставить это на случай, если кто-то столкнется с той же проблемой, что и я. Если вы попытаетесь установить метку для версии в типе содержимого семейства веб-сайтов, а не на уровне библиотеки документов, вы получите сообщение об ошибке "ссылка на метку, версия, не найдена."при предварительном просмотре или сохранении информационной политики. Кроме того, вы не сможете сохранить политику на уровне библиотеки документов, если она была ранее определена в семействе веб-сайтов уровень типа контента. Это должны установите значение " нет " в типе содержимого семейства веб-сайтов. Вероятно, это должно было быть очевидно для меня с самого начала, но это не так, и, возможно, это поможет кому-то другому.

0

все столбцы библиотеки документов являются свойствами документа для документа word. Чтобы взять версию документа, вам нужно показать свойства документа, а затем выбрать "дополнительные свойства". В этот момент Вы увидите окно свойств классического документа, и вы можете увидеть свойство "версия" на последней вкладке.

таким образом, вы можете добавить значение этого свойства в документ в нужном месте, например, нижний колонтитул.

-2